CONCEPT

Privacy richtlijnen voor Evangeliegemeente De Oase (9-4-2018)

Om te voldoen aan de eisen van de nieuwe Europese Algemene verordening gegevensverwerking (25 mei 2018) heeft het bestuur de onderstaande richtlijnen vastgesteld.

  1. Wat betreft de veiligheid van schriftelijk of digitaal vastgelegde gegevens van leden.

Het bestuur accepteert iemand als lid op grond van een schriftelijk ingevulde aanvraagformulier lidmaatschap. Gevraagd wordt naar naam, geboortedatum, burgerlijke staat,  adres, e-mailnummer, telefoonnummer(s) datum doop, eerdere kerkelijke lidmaatschappen, motivatie om lid te worden van De Oase, namen van (eventuele) kinderen en geboortedata. Alle leden van het bestuur hebben inzage in dit papier. Niemand anders. Er worden ook geen gegevens vanuit de aanvraagformulieren aan derden ter beschikking gesteld, ongeacht of die commercieel of charitatief werken. Het bestuur verzamelt en / of bewaart verder geen gegevens van leden op papier of anderzijds. Bijgevolg is er geen mogelijkheid om bij het bestuur op te vragen wat het bestuur weet. Het bestuur weet alleen wat op de aanvraagformulier staat. Als een lid dit formulier alsnog weer wil inzien, kan dat door dit bij het bestuur aan te vragen. Deze formulieren worden uitsluitend in papier vorm bewaard, niet digitaal. Er is dus geen sprake van het verwerken van persoonsgegevens, zodat een DPIA al bij de eerste vraag stopt.

Er is een leden- en vriendenlijst, maar daarin (alfabetisch) de namen van leden en vrienden en hun kinderen. Dan adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum (al dan niet met jaar). Vrienden zijn geen leden, maar hebben ermee ingestemd dat voorgenoemde gegevens op de lijst komen. In de voorjaarsledenvergadering van  De Oase  d.d. 8 april 2018 heeft de vergadering unaniem ingestemd met het voorstel in agendapunt 10, Voorstel besluit leden- en vriendenlijst t.b.v. Algemene verordening gegevensbewerking. “De ledenvergadering besluit dat de bestaande leden en vriendenlijst ter beschikking blijft van leden en vrienden ten behoeve van het onderlinge contact. De gegevens daarvan mogen niet door het bestuur, leden of vrienden aan anderen gegeven worden.”  Nieuwe leden, ingaande 2018,  hebben ermee ingestemd op het aanvraagformulier lidmaatschap. Op dit formulier is ook een mogelijkheid om  gegevens die men NIET op de ledenlijst wil te vermelden. De lijst is alleen beschikbaar voor leden en vrienden die op de lijst staan.  Het wordt niet door het bestuur aan anderen ter beschikking gesteld, ongeacht of die anderen commercieel of ideëel zijn. Kinderen van leden en vrienden worden op de lijst vermeld met geboortedatum. Als zij 18 jaar oud zijn worden zij verwijderd, tenzij zij persoonlijk instemmen met vermelding.

Leden die hun lidmaatschap opzeggen, dan wel op statutaire gronden verliezen worden van de ledenlijst verwijderd. De secretaris is verantwoordelijk voor het verwijderen van de gegevens, dan wel het doorgeven van de opdracht voor verwijdering. Alleen op hun verzoek mogen zij nog als vrienden genoteerd zijn. Bij het beëindigen van het lidmaatschap vervalt ook het recht van inloggen op De Oase website. De secretaris is verantwoordelijk om dit door te geven aan de webmaster, die ervoor moet zorgen dat het inloggen geblokkeerd wordt.

 

  1. Wat betreft foto’s en filmpjes voor internet, dan wel papieren publicaties. Het betreft foto’s en filmpjes waarop de persoon in kwestie voorkomt.

Incidenteel worden er tijdens kerkdiensten of andere kerkelijke activiteiten foto’s of filmpjes gemaakt ten behoeve van de website, dan wel papieren publicaties. Toestemming hiervoor wordt van de leden verkregen via de aanvraagformulier lidmaatschap 2018. Op dit formulier is ook ruimte om instemming te weigeren. Per email of brief aan het bestuur kan een eenmaal gegeven toestemming dan wel weigering alsnog worden gewijzigd. Dit wordt doorgegeven aan de personen verantwoordelijk voor website en publicaties. Dit is een nieuw punt, dus zal er via een lijst nagegaan worden wie wel of niet van de leden en vrienden toestemming geven voor incidenteel gebruik van foto’s of filmpjes, waarop hij of zij voorkomt.

 

  1. Mailings via email van het blad en stukken voor de ledenvergadering worden steeds per BCC verzonden, zodat niet alle emailadressen zichtbaar zijn. Het Oase magazine is op aanvraag digitaal verkrijgbaar, doch wordt niet ongevraagd toegestuurd of verspreid. Stukken voor de ledenvergadering worden uitsluitend aan leden verstuurd.

 

  1. De Oase hoeft geen register van verwerkingen van persoonsgegevens bij te houden omdat zij niet 250 mensen in dienst heeft. Ook worden er geen risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens gedaan.

 

  1. De website heeft een besloten gedeelte, alleen toegankelijk via een paswoord, te verkrijgen via de webmaster. Leden hebben toegang en vrienden met toestemming. In het besloten gedeelte zijn roosters te vinden van wie wat doet in muziek, zangleiding, koffie, kosterij. De webmaster is verantwoordelijk voor het up to date houden van de beveiliging. Er worden geen cookies geplaatst of gebruikt, dan wel gegevens verzameld om profielen te maken. Op het openbare gedeelte komen geen privé gevoelige gegevens.

 

 De Oase heeft een rekening bij de ING. Die wordt gebruikt voor betalingen van rekeningen. De penningmeester, dan wel een lid van het bestuur door het bestuur aangewezen doet de betalingen via internetbankieren. Deze persoon heeft inzage in de bankgegevens, o.a. om tijdig geld van de spaar- naar de betaalrekening over te maken. Gevers kunnen zelf via de afschrijvingen van hun bank nagaan hoeveel en wanneer er geld is overgemaakt aan De Oase. Dit is van belang in verband met de ANBI belastingaftrekregeling. De boekhouding wordt door de penningmeester verzorgd, dan wel door een administrateur die per bestuursbesluit is aangesteld. Deze persoon rapporteert aan het bestuur, doch heeft zwijgplicht tegenover alle anderen over alles in de boekhouding. Dit slaat ook op wie wat betaalt. De voorganger van de gemeente, ofschoon in het bestuur, wil niet weten wie wat contribueert. Alleen als een lid 6 maanden of langer niets heeft bijgedragen, terwijl er geen reden bekend is,  kan dit gemeld worden aan het bestuur. De leden van de kascommissie hebben uit hoofde van hun controlefunctie namens de ledenraad toegang tot alle financiële gegevens.

  1. De belastingdienst verlangt jaarlijks (voor 1 februari) via een app een opgave van door De Oaser van aan wie wat is uitbetaald. Daartoe wordt (op papier) bijgehouden) naam, geboortedatum, BSN, bedrag, datum spreekbeurtdatum.  Deze gegevens worden genoteerd door een lid van de gemeente, bekend bij het bestuur, en in januari doorgegeven aan de persoon die het bestuur heeft aangewezen om de gegevens door te geven aan de belastingdienst. Na een jaar worden die gegevens vernietigd. Dus de gegevens over 2017 worden in 2019 vernietigd. Sprekers worden gewaarschuwd dat  De Oase deze gegevens aan de belastingdienst doorgeeft.

Contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn te vinden op hun website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Bovenstaande privacy richtlijnen zijn van kracht na goedkeuring bestuur datum nnb

 

 

 

Op de kaart

Image result for anbi logo