Privacy richtlijnen voor Evangeliegemeente De Oase

De nieuwe Europese Algemene verordening gegevensverwerking, ingaande 25 mei 2018, schrijft voor dat elke instantie die persoonlijke gegevens krijgt en bewaart duidelijk moet maken hoe die gegevens gebruikt worden. Daarbij staat centraal het recht op privacy. Om te voldoen aan de eisen van deze wet heeft het bestuur de onderstaande richtlijnen vastgesteld.

1. Aanvraagformulier lidmaatschap

Wat betreft de veiligheid van schriftelijk of digitaal vastgelegde gegevens van leden.

Het bestuur accepteert iemand als lid op grond van een schriftelijk ingevulde aanvraagformulier lidmaatschap. De aanvrager vult dit formulier in en geeft het af aan het bestuur. Het formulier bevat alleen de informatie nodig om te beoordelen of iemand in aanmerking komt om lid te worden. Gevraagd wordt naar naam, geboortedatum, burgerlijke status, adres, e-mailnummer, telefoonnummer(s) datum doop, eerdere kerkelijke lidmaatschappen, motivatie om lid te worden van de Oase, namen van (eventuele) kinderen en geboortedata. Het doel hiervan is om de persoon voldoende zich te laten identificeren dat hij/ zij als lid kan worden aangenomen.  Alle leden van het bestuur hebben inzage in dit papier. Niemand anders. Er worden ook geen gegevens vanuit de aanvraagformulieren aan derden ter beschikking gesteld, ongeacht of die commercieel of charitatief werken. Het bestuur verzamelt en bewaart verder geen gegevens van leden op papier of anderzijds. Bijgevolg is er geen mogelijkheid om bij het bestuur op te vragen wat het bestuur weet. Het bestuur weet alleen wat op de aanvraagformulier staat. Als een lid dit formulier alsnog weer wil inzien, kan dat door dit bij het bestuur aan te vragen. Deze formulieren worden uitsluitend in papier vorm bewaard, niet digitaal. Zij worden ook niet vermenigvuldigd of in gescand. Bij het beëindigen van het lidmaatschap wordt het formulier vernietigd.

2. Leden- en vriendenlijst

Er is een leden- en vriendenlijst, maar daarin (alfabetisch) de namen van leden en vrienden en hun kinderen.  Dan adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum (al dan niet met jaar). Het doel van de ledenlijst is vast te leggen wie lid is en daarmee wie toegang heeft tot de ledenvergadering met actief en passief stemrecht. Dit is ook statutair geregeld, en aspirant-leden geven door hun handtekening te zetten aan, dat zij de statuten accepteren als de spelregels van de gemeente. Leden krijgen ook het OASE magazine, bij voorkeur per email. Daartoe is een e-mailadres nodig. Vrienden zijn geen leden, maar hebben ermee ingestemd dat voornoemde gegevens op de lijst komen. Zij staan op de lijst om onderling contact mogelijk te maken en om toezending van het OASE magazine mogelijk te maken. Voor digitale toezending is een e-mailadres nodig. In de voorjaarsledenvergadering van Evangeliegemeente De Oase d.d. 8 april 2018 heeft de vergadering unaniem ingestemd met het voorstel in agendapunt 10, Voorstel besluit leden- en vriendenlijst t.b.v. Algemene verordening gegevensbewerking. “De ledenvergadering besluit dat de bestaande leden- en vriendenlijst ter beschikking blijft van leden en vrienden ten behoeve van het onderlinge contact. De gegevens daarvan mogen niet door het bestuur, leden of vrienden aan anderen gegeven worden.”  Nieuwe leden, vanaf 2018,  hebben op het aanvraagformulier lidmaatschap met deze regelgeving ingestemd. Op dit formulier is ook een mogelijkheid om te vermelden welke gegevens men NIET op de ledenlijst wil laten tonen. De lijst is alleen beschikbaar voor leden en vrienden die op de lijst staan. Het wordt niet door het bestuur aan anderen ter beschikking gesteld, ongeacht of die anderen commercieel of ideëel zijn. Reclame, petities en andere van buiten ontvangen digitale berichten worden niet doorgestuurd naar leden en vrienden. Leden en vrienden worden verzocht ook reclame, petities en andere berichten niet door te sturen via de lijst. Interne mededelingen kunnen wel worden verzonden aan leden en vrienden. Kinderen van leden en vrienden worden op de lijst vermeld met geboortedatum. Als zij 18 jaar oud zijn worden zij verwijderd, tenzij zij persoonlijk instemmen met vermelding.

Leden die hun lidmaatschap opzeggen of op statutaire gronden verliezen, worden van de ledenlijst verwijderd. Het lidmaatschapsaanvraagformulier wordt dan ook vernietigd. De secretaris is verantwoordelijk voor het verwijderen van de gegevens, dan wel het doorgeven van de opdracht voor verwijdering. Alleen op hun eigen verzoek mogen zij nog als vrienden genoteerd zijn. Bij het beëindigen van het lidmaatschap vervalt ook het recht van inloggen op de Oase website. De secretaris is verantwoordelijk om dit door te geven aan de webmaster, die ervoor moet zorgen dat het inloggen geblokkeerd wordt.

3. Foto’s en filmpjes

Wat betreft foto’s en filmpjes, waarop de persoon in kwestie staat, die bestemd zijn voor internet, dan wel papieren publicaties, waaronder het OASE magazine.

Incidenteel worden er tijdens kerkdiensten of andere kerkelijke activiteiten foto’s of filmpjes gemaakt ten behoeve van de website, dan wel papieren publicaties. Toestemming hiervoor wordt van de leden verkregen via het lidmaatschapsaanvraagformulier 2018. Op dit formulier is ook ruimte om instemming te weigeren. Per email of brief aan het bestuur kan een eenmaal gegeven toestemming dan wel weigering alsnog worden gewijzigd. Dit wordt doorgegeven aan de personen verantwoordelijk voor website en publicaties. Wat betreft mensen die voor 2018 lid zijn geworden en vrienden die voor 2018 op de leden- en vriendenlijst stonden wordt er van uit gegaan dat zij geen bezwaar hebben als zij voorkomen op incidentele foto’s of filmpjes, die gemaakt zijn tijdens kerkelijke activiteiten en gebruikt worden in het OASE magazine of op de website. Leden of vrienden die wel bezwaar hebben tegen in beeld gebracht worden, kunnen dit per email of schriftelijk aan het bestuur laten weten. Het bestuur geeft dit bezwaar door aan de redacteur van het OASE Weeknieuws en de webmaster zodat de persoon in kwestie  niet in foto’s of filmpjes mag voorkomen. 

4. Aankondigingskaarten en berichten

De Oase ontvangt regelmatig kaartjes die bijzondere gebeurtenissen aankondigen, zoals een geboorte, een overlijden, een voorgenomen huwelijk, een jubileum, een verloving. Deze kaarten worden standaard in de eredienst voorgelezen en liggen dan ter inzage. Zij worden alleen in het blad afgedrukt en daarmee op de website gezet als de afzender daarmee akkoord is gegaan, hetzij bij de kaart zelf of anders bij navraag. Het doel is, conform de wens van de afzender, de gegevens bekend te maken.

5. Mailings

Bij mailings via email van het OASE Weeknieuws en stukken voor de ledenvergadering worden e-mailadressen steeds per BCC verzonden, zodat niet alle e-mailadressen zichtbaar zijn. Het OASE Weeknieuws wordt standaard  aan  leden en vrienden digitaal toegestuurd, en het is op aanvraag digitaal verkrijgbaar voor anderen. Het wordt niet ongevraagd toegestuurd. Wie het blad niet meer wil ontvangen, kan dit laten weten aan het bestuur.  Stukken voor de ledenvergadering worden digitaal uitsluitend aan leden verstuurd, tenzij iemand aanvraagt deze stukken op papier te krijgen. Het doel is, conform de statuten, een vergadering van geïnformeerde leden mogelijk te maken.

6. Website

De gemeente heeft een website, www.de-oase-zeist.nl .De website heeft een besloten gedeelte, alleen toegankelijk via een paswoord, te verkrijgen via de webmaster. Leden hebben toegang en vrienden kunnen toegang verkrijgen na toestemming. De webmaster is verantwoordelijk voor het up to date houden van de beveiliging. Er worden geen cookies geplaatst of gebruikt, dan wel gegevens verzameld om profielen te maken. Het doel van de website is om bekendheid te geven aan de gemeente en haar activiteiten.

7. Geluidsopnamen

De kerkdiensten worden opgenomen, zonder beeld. Een bord bij de ingang vermeldt dit. Alleen de preek wordt op de website geplaatst, en wel in het open gedeelte. Sprekers worden hierop gewezen. Als zij de spreekbeurt aanvaarden wordt aangenomen dat zij akkoord gaan met opname en plaatsing op de website. Leden kunnen tegen betaling de hele dienst op CD of mp3 krijgen door een verzoek te richten aan het hoofd audio. De opname is strikt voor persoonlijk gebruik en mag niet vermenigvuldig, uitgeleend of op een andere wijze verspreid worden. Het hoofd audio houdt bij wie gebruik maakt van deze mogelijkheid. Tijdens de ledenvergadering wordt ook een geluidsopname gemaakt. Deze dient uitsluitend ten behoeve van de notulen van de vergadering. De notulen gaan alleen naar leden. De geluidsopname komt niet op de website en wordt ook niet op andere wijze vermenigvuldigd of verspreid. Leden die tijdens de ledenvergadering het woord nemen worden geacht akkoord te gaan met deze opname en het met naam vermeld te worden in de notulen. In de stukken van elke ledenvergadering wordt melding gemaakt van deze opname.

8. Bankgegevens.

 De Oase heeft een rekening bij de ING. Die wordt gebruikt voor betalingen van rekeningen. De penningmeester, dan wel een of meer personen door het bestuur aangewezen doet de betalingen via internetbankieren. Deze persoon of personen heeft inzage in de bankgegevens, o.a. om tijdig geld van de spaar- naar de betaalrekening over te maken. Gevers kunnen zelf via de afschrijvingen van hun bank nagaan hoeveel en wanneer er geld is overgemaakt aan de Oase. Dit is van belang in verband met de ANBI belastingaftrekregeling. De boekhouding wordt door de penningmeester verzorgd, dan wel door een administrateur, eventueel met een assistent, die per bestuursbesluit is aangewezen. Deze persoon rapporteert aan het bestuur, doch heeft zwijgplicht tegenover alle anderen over alles in de boekhouding. Dit slaat ook op wie wat betaalt. De voorganger van de gemeente, ofschoon in het bestuur, wil niet weten wie wat contribueert. Alleen als een lid 6 maanden of langer niets heeft bijgedragen, terwijl er geen reden bekend is, kan dit gemeld worden aan het bestuur. De leden van de kascommissie hebben uit hoofde van hun controlefunctie namens de ledenraad toegang tot alle financiële gegevens.

9. De belastingdienst

De belastingdienst verlangt jaarlijks (voor 1 februari) via een aangifteprogramma met wachtwoord een opgave van door De Oase van aan wie wat is uitbetaald. Daartoe wordt (op papier) bijgehouden naam, geboortedatum, BSN, bedrag en datum spreekbeurtdatum.  Deze gegevens worden genoteerd door een lid van de gemeente, bekend bij het bestuur, en in januari doorgegeven aan de persoon die het bestuur heeft aangewezen om de gegevens door te geven aan de belastingdienst. Na een jaar worden die gegevens vernietigd. Dus de gegevens over 2017 worden in 2019 vernietigd. Sprekers worden gewaarschuwd dat De Oase deze gegevens aan de belastingdienst doorgeeft.

10. Geen registerplicht

De Oase hoeft geen register van verwerkingen van persoonsgegevens bij te houden omdat zij niemand in dienst heeft. Ook worden er geen risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens gedaan.

11. Antwoord termijn

Alle legitieme verzoeken om informatie die per email of schriftelijk aan het bestuur worden gedaan zullen binnen vier weken afgehandeld worden.

Contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn te vinden op hun website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Bovenstaande privacy richtlijnen zijn van kracht na goedkeuring bestuur d.d. 17-5- 2018